Allá por los años 80, comenzábamos a incorporar sistemas informáticos a nuestras empresas, desde Quatro Pro, hasta el gran Lotus 123, que fueron las primeras herramientas para generar bases de datos y procesar importantes volúmenes de información dentro de las organizaciones. Actualmente se han establecido en nuestras empresas como parte fundamental de trabajo, brindándonos soluciones muy prácticas, que nos han facilitado muchas tareas. Entre ellas, encontramos las planillas de cálculo (Excel -Microsoft Office-, Calc –OpenOffice-), potentes herramientas que nos permiten un sinnúmero de utilidades y variables para la manipulación de información.
No está en discusión el gran abanico de soluciones que traen y las múltiples funcionalidades que permiten, las cuales facilitan el manejo de datos.
Cuál es el problema?
El problema radica cuando las utilizamos como medio para generar información o como único medio de análisis ante la falta de un sistema de gestión. Este sistema es el complemento ideal que nos permite tomar la información generada y visualizarla en informes, cubos OLAP o gráficos, optimizando de esta manera los recursos.
En el día a día, vemos muchas empresas, que utilizan incontables horas de sus recursos en completar planillas, copiar y pegar celdas, arrastrar cálculos, relacionar planillas unas con otras y terminan generando un mundo paralelo al sistema de gestión o al sistema de facturación que utilizan para su empresa.
Estoy perdiendo dinero en algo que debería ser simple…
Desde el momento de la contratación de un sistemas de gestión debemos prever las necesidades de análisis que se requieren en la empresa, de otra manera terminaríamos adquiriendo un sistema que soluciona el problemas a medias y requiere sobre trabajo.
Es difícil dimensionar el costo y la cantidad de horas perdidas por este tipo de tareas, así como el desgaste de los recursos cuando enfrentan a estas estresante planillas, las cuales muchas veces terminan siendo la base para la toma de decisiones importantes en el futuro de la empresa.
Las herramientas bien aplicadas son de gran utilidad, pero cuando no se hace de forma correcta, terminan entorpeciendo o hasta generando problemas de desgaste en nuestros recursos, que afecta a la compañía con un alto costo muchas veces difícil de identificar.
Tomando las riendas…
Es importante al momento de tomar estas decisiones que la empresa tenga la instancia de generar su propio cuadro de necesidades, para poder contratar un sistema que le solucione, no solo el problema del día a día (facturación electrónica, control de stock o gestión de compras), sino también las posibles necesidades a futuro.
Tenemos que contar con sistemas que nos brinden una capacidad de análisis total de nuestro negocio, realizar trazabilidad de todas nuestras operaciones, que tengan la posibilidad de generar informes o perfiles de información, para que puedan adaptarse a las necesidades del futuro. Siempre teniendo en cuenta perfiles de seguridad, que nos brinden la tranquilidad de que la información importante, esté en las manos correctas y pueda ser accesible a las personas indicadas desde cualquier lugar, desde el dispositivo que sea necesario.
Daniel Meliton
Director Calipso Software & Consulting
